みなさん、タスク管理っていう言葉をご存知ですか？
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タスク＝「作業」・「仕事」。
これらをしっかりと管理して、 効率的にタスクをまわして無駄な時間を減らしましょう！
出来ないと思っていたことを行いましょう。
というのがタスク管理です。
おそらく、誰しもが仕事や勉強、日常の家事などをこなす上で、
何かしら作業効率、優先順位などを考えて順番にタスクをこなしているはずです。
ただし、無駄な時間が多い、
やることはわかっていてもどうも気が乗らない。
こういう人は多いと思います。
僕もその一人です。
やらなければならないことが多くなると、焦りからそれだけで頭が一杯になり、
作業効率がグッと落ちてしまいます。
なんとか、タスク管理で、この作業効率の悪さを脱却したくて
今回の「タスクセラピー」に参加してきました。
主宰は、タスク管理のスペシャリスト「佐々木正悟」さん。
佐々木さんは、
という本を書かれていて、 ご自信も、朝起きてまだ寝ぼけた状態からタスクのチェックリストを元に行動を開始されます。
こうすることで、ルーティンワークがより確実に抜けがないものになるそうです。
そう、カンタンなことでもチェックリスト化することで、例えば
「朝、家を出た後財布が無いことに気づいた」
なんていう、だれもが経験したことのありそうな、こういうことがかなり防げるんです。
さて、この日のセミナーの構成は、
・講師3人による講義
・コーチングタイム
の2部構成。
■講義：1人目「Keiji Sato」さんの講義
けーじぶろぐのKeiji Satoさん。
何度か他のイベントでお会いして面識もある、この人のプレゼンはとても分かりやすかったです。
内容をカンタンに紹介すると、
タスク管理。
こう聞くだけで、一般の人は、「めんどくさそう」って思います。
細かく分かれたタスクやチェックリストは「うわっ」となる人も多い。
けど、よく考えるとそうじゃないよ。
「掃除をする」というタスク１つで掃除をしっかり出来る人もいれば、それだけでは手が付けられない人がいる。
だとすると、それらを「可能なレベルまで分解する」ことが必要。
「まず、ゴミをゴミ箱へ入れる」「本を本棚にしまう」・・・・などと細かく作業を分けることで、
「あ、これなら僕にもすぐにできる」と思い、行動できるようになるのだ。
分け方は人それぞれ。そのタスクを見て動けるかどうか、だ。
なので、細かく分かれたタスクリストはやっている本人にとってはとても快適なもの。
「動けないタスクをできるタスクの積み重ねにしてみよう！」
今よりもタスク管理ができるようになりますよ。
というお話。
たとえ話や挿絵がとても的を得ていて、聞いていて「なるほど！」と思いました。
その話を聞いて思ったのがタスクリスト＝自分で作る、仕事の説明書なんだな、と。
■講義：2人目「よしな」さんの講義
悩めるビジネスパーソンの為のタスク管理。
「職場のコミュニケーションをタスク管理する」というテーマで、
ちょうど今の僕にピッタリの内容でとても為になりました。
入社して数年経ち、リーダーとしてに仕事をすることが増えてきた時、
プレイヤー・リーダー・マネージャーの3役をこなすことになり、 自分のタスク＋メンバー(部下)のタスクの両方を管理する必要がある。
ついつい自分のことで精一杯になりがちだがそれだとチームとしての効率が落ちる。
そこで、職場内のコミュニケーションを「タスク」として予定に組み込むことで、 円滑に仕事を回すことを実践することにした。
自分のタスクの中に、メンバーとコミュニケーションする時間を確保すると、
自分の時間を邪魔されることもなく、メンバーとしても相談しやすくなる。
また、部下に仕事をお願いした時は、自分がメモを取るようにしている。
そうすると、部下も自然とメモを取るようになり、言った言わないなど情報伝達ミスが減り、 チームの作業効率がアップした。
という内容のお話でした。
これは自分でも実践してみようと思える講義でした。
■講義：3人目「佐々木正悟」さんの講義
そして、主催者の佐々木さんの講義。
タスク管理のスペシャリストだし、マニアックなお話をされるのかな？と少し心配していましたが、
日常のことを例えにしたり、大相撲のことをたとえ話にしたり。
会場も時々爆笑に包まれながらの講義でとても聞きやすかったです。
「人はやろうと思ったことしかできない」
「現状に苦痛を感じているのはやる気がある証拠」
勝算のないタスクリストは苦痛に変わってしまう･･･。なので、
勝算のあるタスクリストを作ろう。
- 可能な行動を書く＝チェックリスト
- 無駄のない手順で書く＝チェックリスト
- 可能な状況かどうかを検討する＝タスクリスト
- 解消すべき不満を忘れない＝プロジェクト名
できることしかないチェックリストにまで分解して、
無駄を発生させないようにして、考えなくても行動できるようにすると快適になる。
という内容でした。
現状に苦しんでいるのはやる気がある証拠。
この言葉はとてもいい言葉だな。と。
■コーチングタイム
コーチングタイムは、普段タスク管理をしっかりとこなせている人たちがコーチ役となり、
参加者は、普段の自分の生活の中にどうタスクを取り入れていくかや、
具体的な○○というタスク管理アプリについてなどざっくばらんに相談・議論する時間。
それぞれの内容でグループを分けて行われました。
僕が所属したのは、「iPhoneやスマホでタスク管理したい人」グループ。
僕は、以前紹介したように、
iPhoneアプリ「DAYLINE」でタスク管理始めました | むねさだブログ
DAYLINEと言うアプリでちょっとしたタスク管理をしていますが、
メインのタスク管理は今もRodhiaのメモ帳を使ったアナログ式です。 これも以前の記事で紹介しましたね。
ブロックメモ「RHODIA」で始める仕事術 | むねさだブログ
このことを相談し、アナログからデジタルに移行するためには
どういうモチベーションで行うべきか などアドバイスをいただきました。
アナログの紙は、用が済んだら捨ててしまうのでログを取っておけず、後から振り返れない。
デジタルはログを取って、それを後から見返し行動することができる。
ログは、上手に使うとそれだけでチェックリスト形式のタスクになるのだ。
自分が実践してるのだから、可能なタスクですし。
■まとめ
今回のタスクセラピーというイベントに参加して、
僕の中で 「タスク管理＝めんどくさいもの」という認識が少し変わってきました。
めんどくさい仕事をこなすために、タスク管理をすることによって、
跳べそうも無い大きなハードルを、カンタンにクリアできる小さなハードルに分解するのだ。 と分かったからです。
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今までの仕事の進め方として、 「○○を完成させる」というような大ざっぱなタスクしか立てていませんでした。
これでは、なかなかモチベーションも続かないし、ついつい先延ばしにしてしまいます。
締め切り直前にあわてて遅くまで作業をすることが多かったのも納得がいく・・・。と反省。
大変なタスクほど、「動けるレベルまで分解する」ということを始めに行うことで
効率的に、仕事を行うことができると思います。
まずは、ここから実践してみようと思います。
そうそう、今回のタスクセラピーのHPがこちらです。
ここをちょこちょこ見て、タスク管理を少しずつ行っていこうと思います。